В рамках третьего модуля «Летней академии НКБ» руководитель дирекции творческих проектов Фонда Росконгресс Екатерина Иванова поделилась экспертизой по интеграции культурных мероприятий в повестку деловых событий и выступила с онлайн-лекцией на тему «Культурная программа как часть делового мероприятия».
Культурные мероприятия являются неотъемлемой частью и ярким украшением конгрессной программы крупнейших региональных и международных форумов, среди которых Петербургский международный экономический форум, Восточный экономический форум, Российский инвестиционный форум и другие мероприятия Фонда Росконгресс.
Спикер рассказала о важности подготовки культурной программы как единого комплекса мероприятий, тематически и идейно объединенных как между собой, так и с общей концепцией делового мероприятия, в рамках которого они проводятся. Помимо традиционного торжественного приема от организационного комитета и других вечерних мероприятий, культурная программа включает в себя такие важные детали, как художественное оформление площадки, видеоролики на открытии и пленарном заседании форумов, специальные события и афиша театров, музеев и концертных залов в городе, где проходит мероприятие.
«Как театр начинается с вешалки, так и знакомство участников с мероприятием начинается с их входа на площадку его проведения, и важной составляющей культурной программы является художественное оформление площадки. Концепция художественного оформления — это серьезная работа с историческими датами, музеями, архивами. И так как успех мероприятия, в том числе, зависит от мелочей, особо важно, в каком стиле будет оформлена площадка вплоть до ресторана для участников, в какую форму будут одеты волонтеры и как все это будет сочетаться в единую концепцию», — отметила Екатерина Иванова, приводя в качестве примеров красочные иллюстрации оформления площадки Петербургского международного экономического форума 2018 и 2019 годов, которые были посвящены Году русского балета и произведениям великого русского поэта А.С. Пушкина.
Художественное оформление, как и все мероприятия культурной программы, имеет важную просветительскую функцию, что позволяет гостям и участникам форумов не просто познакомиться с достоянием русской и зарубежной культур, но и узнать много нового об авторах известных шедевров. Например, руководство ДВФУ, площадки проведения Восточного экономического форума, просит оставлять художественное оформление площадки после окончания мероприятия, чтобы у студентов Дальневосточного федерального университета также была возможность с ним ознакомиться.
Отмечалась необходимость создания единого стиля всех площадок проведения деловой и культурной программ конгрессного события, чтобы все элементы декора, оформление блюд, цветочные композиции и приветственная зона позволяли участникам сразу ощутить атмосферу, задуманную организаторами, и почувствовать себя максимально комфортно и уютно.
Екатерина Иванова рассказала о важности подготовительной работы и создания концепции не только деловой, но и культурной программы любого конгрессного мероприятия, которая сочетает основную идею и тематически объединяет все культурные события в единое целое, а также о необходимости соблюдения всех этических и национальных норм и правил, особенно когда мероприятие имеет явный мультинациональный характер. «Например, первый Саммит и Экономический форум Россия — Африка, прошедший в 2019 году в Сочи, стал крупнейшим в нашей стране событием за последние несколько десятилетий по концентрации разных этнических, этических и религиозных представлений. Все эти аспекты было необходимо учитывать в подготовке культурной программы мероприятия, в том числе для супруг лидеров африканских стран. Нет никаких необязательных или неважных моментов, когда дело касается вечернего мероприятия или экскурсионной программы для зарубежных гостей. Каждая деталь, которая на первый взгляд может показаться неважной, может сделать мероприятие цельным, интересным и доброжелательным по отношению ко всем участникам международного события», — сказала руководитель дирекции творческих проектов Фонда Росконгресс.
Спикер также рассказала о важности музыкальной программы и о том, что разные элементы культурной и деловой программ могут дополнять друг друга в удачном симбиозе. Например, в рамках торжественных приемов на полях мероприятий Фонда часто проводится награждение победителей различных премий, а во время ежегодного чемпионата по дзюдо, который проходит на Восточном экономическом форуме, традиционно выступают музыкальные исполнители.
В планировании культурной программы большую роль играет деловая часть мероприятия: «Время проведения торжественного приема, фуршета или приветственного коктейля должно быть в первую очередь сопряжено с деловой программой мероприятия — главным стержнем события, на который нанизываются все остальные элементы программы всего форума. Наша задача — сделать так, чтобы всем было максимально комфортно в течение тех нескольких дней, когда проходит мероприятие. Всегда нужно учитывать и сочетать деловые интересы участников и интересы, связанные с досугом».
Отвечая на вопросы слушателей, Екатерина Иванова поделилась тем, что во время подготовки культурных программ, как правило, готовится несколько вариантов концепций, разработка которых всегда осуществляется заблаговременно, так как комплекс разнообразных событий, входящих в программу, необходимо проработать и сорганизовать со многими участниками процесса: музеями, художниками, декораторами и другими подразделениями, участвующими в подготовке мероприятий.
«Безусловно, мы стремимся к тому, чтобы у наших участников остались наиболее теплые чувства и воспоминания, и в то же время образовательный элемент является неотъемлемой частью всей культурной программы мероприятий, и мы надеемся, что помимо эмоций, участники увезут с собой знания о русской культуре. Мы все хотим максимально хорошо и красиво представить нашу страну, и это очень важно не только в деловой программе, так как страны познают друг друга также через туризм, кухню, традиции. Поэтому в рамках культурной программы мы стараемся сделать так, чтобы участники открыли для себя что-то новое о России и о регионе, где проходит мероприятие», — отметила руководитель дирекции творческих проектов Фонда Росконгресс в завершение лекции.
Запись лекции доступна на YouTube-канале Фонда Росконгресс.
Напомним, что 6 июля председатель правления, директор Фонда Росконгресс Александр Стуглев выступил с онлайн-лекцией «Основы проектного управления конгрессными мероприятиями» в рамках «Летней академии НКБ». Директор Фонда Росконгресс поделился с учениками Академии экспертным мнением и ключевыми практическими навыками, наработанными за многолетний опыт проведения конгрессно-выставочных мероприятий международного уровня. А 10 июля заместитель директора, программный директор Фонда Росконгресс Армен Хачатрян провел онлайн-лекцию на тему «Формирование программы мероприятия и ключевые аспекты работы со спикерами» и рассказал о необходимости последовательности действий в подготовке деловой программы событий, о готовности к форс-мажорам, о том, что именно привлекает спикеров для участия в мероприятиях, а также о трансформации современных форматов проведения конгрессных мероприятий.
Фонд Росконгресс – социально ориентированный нефинансовый институт развития, крупнейший организатор общероссийских, международных, конгрессных, выставочных, деловых, общественных, молодежных, спортивных мероприятий и событий в области культуры, создан в соответствии с решением Президента Российской Федерации.
Фонд учрежден в 2007 году с целью содействия развитию экономического потенциала, продвижения национальных интересов и укрепления имиджа России. Фонд всесторонне изучает, анализирует, формирует и освещает вопросы российской и глобальной экономической повестки. Обеспечивает администрирование и содействует продвижению бизнес-проектов и привлечению инвестиций, способствует развитию социального предпринимательства и благотворительных проектов.
Мероприятия Фонда собирают участников из 208 стран и территорий, более 15 тысяч представителей СМИ ежегодно работают на площадках Росконгресса, в аналитическую и экспертную работу вовлечены более 5000 экспертов в России и за рубежом.
Фонд взаимодействует со структурами ООН и другими международными организациями. Развивает многоформатное сотрудничество со 197 внешнеэкономическими партнерами, объединениями промышленников и предпринимателей, финансовыми, торговыми и бизнес-ассоциациями в 83 странах мира, с 286 российскими общественными организациями, федеральными и региональными органами исполнительной и законодательной власти Российской Федерации.
Официальные телеграм-каналы Фонда Росконгресс: на русском языке – t.me/Roscongress, на английском языке – t.me/RoscongressDirect, на испанском языке – t.me/RoscongressEsp, на арабском языке – t.me/RosCongressArabic. Официальный сайт и Информационно-аналитическая система Фонда Росконгресс: roscongress.org.